スワットカメラ -blog-

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メールの送り先に応じた添付ファイルの送り方。

2012年10月29日

企業によっては、セキュリティ環境の確保を目的であったり、メール環境の仕組みの都合で、

電子メールの受信に制限をしているケースがあります。
例えば…

 

・容量は○MB以下しか受信しない。
・添付ファイルの形式が、exeは受信しない。
・そもそも、添付ファイルがあるメールは受信しない。

 

など、もっと多彩にあります。

 

一方、メールを送る側は必要に応じ電子メールに文書ファイルを添付して送付することがあります。
この場合、送付相手に応じて送信者はメール送信時にあれこれ考えることになります。

 

A社には、このまま送れるんだっけ?あれ?ZIPだったら大丈夫だったかな。

ファイルサイズの上限越えてないかな?パスワードのケタ数は…固定文字列だったかな?
…そしてメールを送ったら、エラーで返信が来た。

 

そんな経験無いですか?

 

仕方ないことかもしれませんが、実はこれは仕事の上ではストレスになると言われます。

 

「あーもう面倒だなぁ」
「どうして受信しないんだ」
など、どうしても自社より厳しいルールの相手には愚痴も出ます。

 

safeAttach Evolution システムで解消しましょう。

メールの送信者は仕事する上で、電子メールの送信する際に添付ファイルの加工

を何も気にする必要はありません。

 
A社には、ZIP形式で。
B社には、ファイルサイズチェックして添付形式のままかダウンロード形式か自動的に切換処理。
C社には、ファイスサイズに関わらずにダウンロード形式に。
D社には、○○○な送り方で…。

 

全て、safeAttach Evolution システム側で相手に合わせて対応します。
メールの受信側からのクレームも問合せも無くなります。
もちろん、自社の決めたメールセキュリティの送信時ルールも全社員一括で適用できます。

 

普段の仕事の中で、基幹作業になっている電子メールだからこそ、メールを
送信する際に余計なストレスや手間を減らすと業務効率が向上します。

 

 

とある会社の営業部長が言われていました。

 

「担当の部下が忙しくて、大事な提案資料をメール添付して送信した後に、そのまま会議に出ていた。席に戻ったら、そのメールがエラー返信されていた。時計を見たら資料を送る時間を大幅に遅れていた。先方に電話したけど、既に不在。結局、後から送信し直したがその仕事から外されてしまった。仕事を1件落としてしまった。」と。

 

最近は日々多忙な人が多いです。
そして、時間に追われ、約束し、結局、ギリギリになることも多いです。
電子メール1通送ることに、どこまで気を廻せるか。大変です。

 
safeAttach Evolution システムが入っていれば、このようなことは発生しません。
電子メールを効率的に業務に利用するためにも、safeAttach Evolution は効果を発揮します。

 

 
(Vol.59)

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無線LANを上手に使い分けて利用する。

2012年10月25日

事務所のレイアウト変更や、新しいオフィスの開設。
さらには、業務効率の改善や新しいシステムと端末の導入。

 

そういうタイミングで今は無線LANの環境を整備されることが多いようです。

 

お客様と色々な話題で会話をする中でも、無線LANとタブレット端末の業務利用の話が良く出ます。
或いは、業務で利用していたPC端末を、従来のデスクトップ型からノート型に変更して、自席での仕事だけでなく、ミーティングや来客時の商談などに持ち回って利用することも想定されているようです。

 

タブレット端末であれば、もちろんLANケーブルが使えません。

 

ノートPC端末でも、移動した先の場所に全ての端末用にLANケーブルを準備するのは設備準備としても大変です。

 

ペーパーレス化の推進となると、会議やミーティングに参加する人の大半がノートPC端末を持ってきたりすると、一体何本のLANケーブルを準備する必要があるのか・・・現実に考えると無理です。

 

そういう背景もあって、無線LANを活用しよう!となるのだと思います。

 

これは当然です。
地味なことですが、LAN線を配線したり設備を整えるのは実はコストが掛かります。さらに、LANケーブルの端子のピンが折れたら終わり。
そのケーブルを、また交換して配線する必要もあります。
もう、こんなことをしていたら、担当者さんは自分の本来の仕事が出来なくなります。

 

そして、無線LANが必要になります。

 

さて、ここからです。

 

無線LANを導入する際に、どんなことするでしょうか。
無線電波のエリア設計をすれば終わり…では無いです。

 

無線LANを使う場所にもよりますが、ビルなどであれば隣接するビルからの飛来する外来電波。或いは、上下のフロアからの外来電波との干渉。

 

最近の無線LAN機器は性能が飛躍的に向上し、100M先でも通信が出来ます。
逆に言うと、自社の電波も100M先まで出ている。そして、外来電波も100M先の電波が入ってくる。となります。
そうすると、限られた無線電波チャンネルの取りあいになってしまいます。

 

また、目に見えない電波だからこそ、接続する端末を認証することが重要になり無線環境に接続するための認証システムが必要になります。

 

こういう設備整備が割と大変だ。と、担当者の方に伺うことが多いです。
さらに、意外と電波が安定してつながらない。気付くと切れてる。という話しも伺います。

 

こういう時は、LAN Sheet がオススメです。

 

ここは途中で途切れて欲しく無い!
ここは機密や重要な情報(コンテンツ)を利用する!
そういう場所で無線LANを活用したい時は、LAN Sheet です。

 

LAN Sheet は、設置した場所から1M程度しか電波が届きません。
しかし、その範囲の中では干渉することもなく安定しています。

 

電波範囲が限られているので、予定外の端末に無線アクセスされる心配も少なくなります。

 

LAN Sheet を利用上では高価な認証システムも必要ありません。

 

広域に電波に流しても良いコンテンツ。
アクセスする人を限定したいコンテンツ。

 

そういう無線LANを使った利用を見越して適した無線LANを選ぶのがこれからの無線LAN環境構築のキーワードになります。

 

(Vol.58)

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実際に何をしたのか…を明らかにしたい。

2012年10月22日

お客様先では、内部統制や業務管理を目的に、社員が仕事で利用するパソコン端末での操作記録を採取する仕組みを導入されていました。

 

そして、何かがあったら、端末での利用状況を確認するような運用手順も準備されていました。

 

しかし、ある日、特定のパソコン端末を確認する必要があり記録していた中身を監査したそうです。

 

その結果、とあるインターネットサイトに接続していることが判明しました。

 

そのサイトは、掲示板のようなサイトで、ファイルの貼り付け(アップロード)が出来るサイトです。

 

記録されていたパソコン端末の情報はインターネットサイトのWebアクセス先のURLだけでした。

 

疑わしい行為を想定し、そのWebサイトを調べたらしいのですが、実際にアクセスしたと思える時期からすると数カ月が過ぎていて既にWebサイトの情報は判らない状況。

 

残念ながら明らかな状況を確認出来ることは無かったそうです。

 

Webサイトは、時々刻々と変化するものです。
サイトによっては、数時間とかの短時間で、内容が変化することもあります。

 

そう考えると、アクセスしたURLを記録するだけでは、そこで何があったのかも後から調査するのは難しくなります。
また、操作したファイル名についても、ファイル名を任意に変更された後にWebサイトにアップロードしていた場合は、ファイル名でのキーワードチェックでも見つからない可能性も高くなります。

 

「実際に、社員が何をどうしたのか。どんなファイルをどんな風に扱ったのか。」と、いう目的だった場合、単なるパソコン端末の操作記録を残すだけでは残念ながら確認しきれないケースがあります。

 

やはり、実際にWebサイトにアクセスした記録を、その時の状態、その時の中身をありのままで再現出来ることが必要になります。

 

PacketBlackHoleは、その時の通信の状況を、そのままで記録します。
URLの記録だけでなく、アップロードされたファイルについても、そのものを保存します。

 

PacketBlackHoleは、Webサイトへのアクセスが行われた瞬間に記録を取ります。
そのため、PacketBlackHoleのログ監視通報機能を活用すると、その設定内容によっては最短で前日の通信記録から、管理者に通報することも可能になります。

 

企業や団体のネットワークがインターネットに接続されている環境であれば、進化するWebサービスに対応するためにも、”実際の通信した内容を記録する”という記録方法が、重要になります。

 

(Vol.57)

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